LA FACTURA PROFORMA
Podemos decir que la factura proforma es un tipo de factura que preparas a tu cliente o, te preparan a ti, para informar de aquellos productos o servicios que están a punto de pagarse. Con esto, queremos decir que este documento no tiene validez legal, sino que unicamente refleja la actividad comercial que se va a realizar.
La factura proforma es muy utilizada en el comercio internacional para especificar, que servicios o productos se van a adquirir en el extranjero antes de que se realice cualquier transacción económica y, en el caso de que sea una adquisición de productos, su posterior importación o exportación.
Cuando se realice el pago anticipado de un servicio o adquisición de bienes, es recomendable utilizar una factura normal o de anticipo en vez, de usar una factura proforma aunque en la práctica, es común realizar pagos y aceptar cobros con este tipo de formato.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
La factura proforma y el presupuesto suelen ser confundidos aunque no son lo mismo exactamente.
Cuando se realiza un presupuesto a un potencial cliente, se especifican que trabajos se van a realizar y el precio final que se tiene que pagar. Este presupuesto no tiene validez jurídica por lo que no servirá si hay algún tipo de problema legal que resolver.
Por otro lado, este tipo de factura, sí que tiene validez jurídica para el caso de que pudiera surgir algún conflicto legal y demostrar la propuesta que se iba a acordar.
Diferencia entre factura comercial y factura proforma
Vamos a ver ahora, la relación entre la factura comercial y la proforma.
La principal diferencia entre la factura comercial y la factura proforma es que aquella, tiene validez fiscal y es un documento definitivo. Esto hace que la factura comercial no se pueda modificar.
La facturas proforma por otro lado, son documentos previos a la emisión de la factura comercial y no tiene validez fiscal.
¿Qué deben de reflejar este tipo de facturas?
Podemos incluir gran cantidad de datos en este formato de factura aunque normalmente, incluiremos todos los campos requeridos como en cualquier factura convencional, haciendo mención de que se trata de una factura proforma en el encabezado de ésta. De este modo, podemos encontrar la siguiente información:
- Cabecera indicando que se trata de una factura proforma
- La fecha de emisión
- Los datos del cliente potencial así como los datos del vendedor, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal o el número de IVA intracomunitario,…
- Detallaremos los productos o servicios indicando el precio total y teniendo en cuenta que, si hay transporte u otros costes adicionales también deberemos de incluirlos
- Los impuestos que se puedan aplicar, como el IVA o el IRPF
- Cualquier otra información que consideremos necesaria o relevante
Para este tipo de facturas, sería conveniente llevar una numeración para tener un mayor control aunque, tendrán una numeración diferente a la que se utiliza para las facturas comerciales ya, que son facturas sin declarar. Podemos encontrarnos facturas proforma que no estén numeradas.
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